No controlar el trabajo de los empleados.

Una de las labores más importantes del empresario es hacer llegar a sus empleados aquello que se quiere de ellos y mantener una filosofía de trabajo y cooperación. En la empresa familiar esto puede parecer sencillo pero se convierte en una lucha constante de poder y de toma de decisiones, cuando se trata de los componentes de la familia.

En un primer momento podemos tener problemas para que los individuos de la empresa entiendan como deben realizar las labores, que normas se deben cumplir o que filosofía estamos promulgando en la empresa. Pero una vez que esto ha quedado claro se tiende a funcionar como una unidad en la búsqueda de un mismo fin. 

Lo que ocurre habitualmente es que el empleado, sea externo o familiar, aplica sus propias normas y su propia visión al trabajo, haciendo aquello que cree mejor para la empresa. Esto en muchas ocasiones es correcto, pero en otras tantas NO lo es. 

El control, por parte del empresario, de aquellos aspectos que hacen diferente a su empresa como pueden ser el estilo, la personalidad, el enfoque, la visión, puede ser la clave para encontrar una empresa que trabaja con una personalidad definida y con unos objetivos claros. 

 En la empresa familiar el empresario debe ser claro en este aspecto y algunos ejemplos podrían ser:

• Qué atención ofrecemos a los clientes: Profesional, informal, ...
• Si estamos en un restaurante ,qué tipo de comida ofrecemos: tradicional, creativa, etc..
• Existe uniforme en la empresa, debemos vestir de un modo determinado...

No podemos dejar que cada uno de nuestros empleados aplique sus propias normas en el trabajo, ya que podremos encontrar multitud de opiniones de cada uno de ellos.  Cada individuo en la empresa tiene una visión distinta del negocio basada en su experiencia, sus conocimientos, vivencias, etc... Todo esto hace que cada persona tenga una forma claramente distinta de hacer y ver las cosas. Pero no podemos dejar que la empresa sea una mezcla de todas y cada una de estas personalidades. 

Algo que he vivido en primera persona es el cambio que experimenta un empleado al que se le permite hacer siempre lo que quiere en el trabajo. Al principio es algo que sucede prácticamente sin  darnos cuenta, posteriormente se va haciendo notar y al cabo de un tiempo ha establecido unas pautas de comportamiento totalmente independientes de la filosofía que existe en la empresa. En este momento es cuando el empresario intenta hacer cambiar al empleado, habla con él siendo demasiado tarde y termina siendo una batalla de poder, en la que el empleado no quiere cambiar y solamente acepta un despido remunerado. Si ha esto le sumamos que el empleado puede ser un familiar, estamos entrando en terreno pantanoso.

Para que la empresa pueda existir como tal se deben respetar los fundamentos de la misma, aquello que la diferencia de las demás, su esencia. Este tipo de pensamiento debe ser transmitido por el empresario constantemente a los empleados, familiares o no.


Para dar algunos ejemplos que dañan la imagen de la empresa podríamos citar:

1. En un hotel cuando alguien entra en la recepción y se le atiende de "usted" o si la persona en la recepción le atiende de "tú". Este simple cambio tiene un enorme efecto en la imagen de la empresa. 
2. En un restaurante, donde el empresario se esmera en los detalles y monta las mesas con limpieza y cuidado, imaginemos que un nuevo camarero monta las mesas con los cubiertos sucios o manchas en el mantel. Este tipo de pequeños detalles crean una imagen totalmente distinta de nuestro negocio.

¿Qué es lo que realmente buscamos con nuestro negocio?, ¿Que personalidad estamos intentando implementar?, ¿ Que nos hace diferentes al resto y por lo tanto atractivos a cierto público?

El éxito de la empresa depende claramente de que nosotros, como responsables, seamos capaces de promover una cultura y una filosofía de trabajo adecuada y que se cumpla por parte de todos los componentes de la misma.

Si un empleado no quiere cumplir con nuestra visión de lo que es la empresa no tenemos por qué forzar la situación, es mejor que no siga en la empresa antes que perder energía y fuerzas intentando cambiarle.

Una empresa parte de una idea, de una ilusión, de una visión única. Debemos enseñar a nuestros empleados a respetar esta visión y a cumplir las normas asociadas. 

CONSEJOS

-          Ser claro a la hora de comunicar la forma en la que se realiza el trabajo en la empresa y la filosofía o personalidad de la misma. 

-          Demuestra que aquello que estamos demandando de los demás ya esta implementado en nuestros hábitos diarios de trabajo. Enseñar con el ejemplo.

-          Explicarlo las veces que sea necesario para que todo el mundo lo entienda.  

-          Si algún empleado no quiere seguir nuestras indicaciones invitarle a salir del proyecto.

-        Nunca rendirse y realizar tareas de control y vigilancia sobre lo que hemos establecido si fuese necesario.

 “La única cualidad que define a los líderes es su capacidad para crear y hacer realidad una visión”. Warren Bennis

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Exceso de puestos de responsabilidad

La empresa es una estructura que necesita de unos determinados recursos humanos en las diferentes áreas o departamentos que la componen. Es importante entender que tener más empleados en la empresa no equivale a que la empresa este mejor gestionada o funcione mejor, y si los empleados son puestos de responsabilidad puede ser que la empresa sufra por exceso de carga de salarios y por falta de uniformidad a la hora de tomar las decisiones importantes.

En la empresa familiar se comete el error de emplear a un familiar aunque no exista un puesto acorde a su experiencia o un hueco definido en la empresa, y no solo se comete el error de emplear al familiar sin necesidad sino que además se le asigna un puesto de responsabilidad innecesario. 

Si el planteamiento del empresario fundador es dar un puesto de trabajo a sus familiares y por eso a creado la empresa, debe tener cuidado con lo que hace en este sentido. Cuando el empresario piensa en las necesidades de la familia antes que en las del negocio empieza a tener un problema. 
Si realmente quiere crear puestos de trabajo para sus familiares, deberá realizar los cambios necesarios en la empresa y ayudar a esas personas a adaptarse a la posición con tiempo y paciencia. 

Cuando en la empresa existen demasiados puestos de responsabilidad suele ocurrir lo siguiente:

• Se contradicen las decisiones de una persona y otra. 
• Se transmite al resto de empleados un mensaje contradictorio sobre quien es el responsable del área. 
• Se proyecta una imagen de división interna.
• Se carga al departamento con un gasto innecesario.
• No se consigue más organización sino todo lo contrario. 

Este tipo de problemas surgen al no entender la diferencia entra el afecto hacia nuestros seres queridos intentando ofrecerles lo mejor y la diferencia que supone gestionar una empresa, donde cada pieza es importante y donde debemos encontrar al mejor candidato para cada puesto.

El empresario es una herramienta más en la empresa, es el catalizador que ofrece a la empresa lo que esta necesita, si el funcionamiento es el contrario, es decir, si demandamos de la empresa lo que nosotros necesitamos estaremos cometiendo el más elemental de los errores , de principiante.

Hay una frase que siempre me sirvió para ponerme en situación y no cometer este error siempre que tenía alguna duda de mi trabajo y mis objetivos en la empresa y esta era:

• "Lo importante no soy yo, lo importante es la empresa"

Ante cualquier decisión a tomar, la empresa siempre esta por encima de nosotros, ya que las decisiones debemos tomarlas en beneficio de la empresa.Nosotros somos un instrumento más, pero en este caso un instrumento que identifica lo mejor para la empresa.

En el caso de la empresa familiar el problema se hace mayor cuando mezclamos los sentimientos y las emociones, el sentimiento de protección del padre y la madre, el sentimiento de familia. Pueden llegar a nublar la realidad y hacer que la empresa sufra solamente por nuestra irracional forma de actuar.

En la empresa nuestro estandarte es la razón y si es justificada mucho mejor, las emociones no suelen ser buenas compañeras cuando tratamos con los negocios. 

CONSEJOS

-          Siempre debemos pensar en: Es necesario un nuevo empleado o no, las cualidades del candidato y por qué estamos creando esa posición en la empresa. 

-          El familiar es una persona que puede aportar a la empresa o perjudicar, todo depende de las decisiones que tomemos nosotros.

-          En el caso de pasar a crear una posición para un familiar establece los objetivos y los mínimos a conseguir del mismo modo que lo harías con cualquier empleado.  

-          Anticipa los intereses de la empresa a los particulares cuando estés en la empresa.

-        Nunca inventes un puesto extra si no es necesario, en todo caso crea un puesto de aprendiz donde pueda ir conociendo el negocio.

 “Cuando tiene que decidir el corazón, es mejor que lo haga la cabeza”. 
Enrique Jardiel Poncela

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Trabajo terminado no cobrado

Normalmente en cualquier empresa se lucha por establecer un tiempo mínimo entre el tiempo que transcurre desde la finalización del trabajo y el cobro del mismo, en muchos casos se establece un sistema de cobro por adelantado. De este modo se consigue una mayor liquidez en la empresa y un mejor aprovechamiento de ese recurso tan importante que es el dinero.


En algunas empresas familiares y pequeños negocios sucede algo bastante inusual que es la cultura del pago a largo plazo. Es como si existiera una extraña regla que nos impone que el trabajo que realizamos no se nos pague en el momento y no solo eso, sino que además ofrecemos que ese pago se realice en el futuro próximo, cuando el cliente pueda. 

Estoy seguro que esto, a muchos de vosotros, os debe sonar extraño, cuando lo que buscamos con la empresa es ganar dinero y crecer, lo primero que debemos hacer es cobrar aquello que hemos realizado, pero es más frecuente de lo que pensaba. Muchos pequeños empresarios sufren las consecuencias de una mala gestión de los cobros y este puede ser uno de los factores de endeudamiento o de solicitud de créditos. 

Cuando lo que buscamos con nuestra empresa es crecer mientras avanzamos o establecernos como negocio, es importante tener en cuenta que el recurso económico nos da la posibilidad de avanzar con seguridad y tranquilidad. No estoy hablando de un préstamo del banco o de un dinero prestado de una tercera parte, ya que es a lo que los años de bonanza nos han acostumbrado, estoy hablando de aprovechar los recursos económicos que la misma empresa genera en su natural funcionamiento y crear los procesos necesarios para que el dinero que entra en la empresa se aproveche de la mejor manera en beneficio de la empresa y su desarrollo.  

Para poder entender esto es necesario que tengamos un concepto distinto de lo que es el dinero, ya que normalmente vivimos con la obsesión de conseguirlo para poder gastarlo,  el dinero es un recurso más,  que nos acerca a aquella visión que tenemos de nuestro negocio o a aquella idea que hemos tenido en mente de nuestra empresa, cuando sabemos utilizarlo adecuadamente para su desarrollo.

Al igual que identificamos las necesidades de personal, material, etc.. tenemos que ser capaces de entender nuestras necesidades de capital,  para poder gestionar de una manera adecuada nuestro negocio o empresa. Establecer las necesidades de capital es tan sencillo como entender nuestros gastos e ingresos de una manera adecuada, puedes encontrar más información en el post:  "El cash flow y el flujo de caja"

Nunca debe ser una opción para el empresario gestionar los cobros desde la opción, me pagas cuando puedas o ya te paso la factura en unos días.  Debemos crear un proceso de cobro que haga lo más corto posible el cobro y si puede ser en el momento mejor. Para los negocios de restauración este tipo de problema normalmente no es aplicable, pero si podemos hacer mención a los problemas de gestión del dinero de caja diario que también hacer sufrir a este tipo de empresas. También en el post "El cash flow y el flujo de caja".

Si la empresa tiene que llegar a un acuerdo de pagos, intenta que sea en el menor tiempo posible, intenta no acumular pagos pendientes que puedan lastrar el funcionamiento de tu empresa. En España estuvo muy de moda los pagos en letras, que permitían a las grandes empresas disponer del dinero por más tiempo, mientras que el pequeño empresario y los negocios sufrían las consecuencias de tener que descontar el dinero y pagar intereses por ello. Si puedes NO aceptes letras o acuerdos de pago a largo plazo, si lo haces crea una regla en tu empresa donde nunca superes un máximo de pagos a largo plazo, estableciendo el 80% de tus ingresos a corto plazo o al momento.

Por qué sucede esto:

• Cultura inadecuada de cobro.
• Hábito adquirido al querer enviar la factura por el servicio prestado no aceptando el pago hasta que la factura este lista.
• Tenemos miedo a cobrar o nos da "apuro".

Un buen ejemplo es la empresa que trabaja para una administración local o ayuntamiento. Cuando trabajamos para un organismo público, el cobro de los trabajos realizados puede alargarse en el tiempo, quedando a la espera de aprobación o de los fondos necesarios para pagarlo.
Este tipo de trabajo obliga a las empresas a tener un adecuado fondo económico, o un pequeño colchón, con el que financiar las compras de materiales, los empleados e incluso el pago de los impuestos, derivados de las facturas que aún no se han cobrado.  

Antes de adentrarnos en el mundo de los cobros a largo plazo, estudia si realmente puedes permitirte ese modelo de cobros en tu empresa y establece las necesidades de capital mínimas para que tu empresa no colapse.  

 

Establecer un tiempo adecuado en los cobros es darle a nuestra empresa vida, es tener la posibilidad de andar nuestro camino con seguridad y sobre todo es actuar de una manera inteligente para con la empresa y con nosotros mismos. 

CONSEJOS

-          No retrases los cobros más de lo necesario. Necesitas el dinero en un tiempo adecuado y se debe exigir el dinero por nuestro producto, trabajo o servicio,  del mismo modo que se exige la terminación y la calidad en el mismo. 

-          Si no te gusta cobrar busca a alguien que lo haga por ti, siempre hay alguien en la familia que esta dispuesto a hacer este trabajo tan importante para la empresa.

-          No permitas que te ocurra lo siguiente: "No paro de trabajar pero no tengo dinero porque me deben mucho dinero", no es una situación sana y no aporta ningún beneficio a la empresa ni al empresario.  

-          El dinero que facturas pero no tienes no es real, A menos que se haga efectivo en tu banco o en tu bolsillo.

-        Del mismo modo que el ser humano necesita del alimento para poder sobrevivir, la empresa necesita del recurso capital para seguir adelante.

 “El que paga se libera, el que cobra descansa”. Anónimo

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Lentitud en los procesos

Si de algo debe enorgullecerse la empresa familiar y el pequeño negocio es de la rapidez de sus movimientos, ya que las decisiones se toman entre un pequeño grupo de personas.


La razón por la que las decisiones no se toman o se hacen eternas es sencillamente la falta de acuerdo entre los integrantes de la empresa, asociada a la falta de liderazgo o la inexistencia de un responsable último.


La falta de acuerdo deriva en una situación de estancamiento, principalmente porque no existe la figura que toma la decisión definitiva . En muchas ocasiones nadie quiere ser el responsable último o no se permite que nadie tenga esa responsabilidad, por miedo a que los demás tengan que acatar las ordenes de esa persona. Debemos recordar que es necesaria la figura del responsable, de la persona que debe tomar las decisiones y asumir las responsabilidades.

Se deben tomar decisiones y hacer que la empresa siga adelante, asumir la responsabilidad como organizador, gestor y líder y no esperar a que todo el mundo se ponga de acuerdo en los pasos que se van a dar.

La lentitud esta asociada a varios escenarios:

• Falta de decisión.
• Falta de entendimiento entre los componentes de la empresa.
• No existe la figura del responsable último.
• Hábitos no productivos que hacen que el trabajo se retrase con frecuencia.

Los hábitos que nos llevan a ralentizar nuestro movimiento en la empresa están asociados a: Distracción durante el desarrollo de las tareas, falta de un objetivo claro, no se ha establecido un mínimo de trabajo a desarrollar. También podemos incluir dentro de estos hábitos las reuniones demasiado extensas sin conclusiones, no tomar decisiones después de reunirse o tener miedo a tomar las decisiones. 

Si no nos entendemos la empresa irá lenta, si no aceptamos nuestros roles en la empresa y aquello que se nos ordene la empresa irá lenta, si no somos capaces de aceptar que la empresa es más importante que nosotros como individuos la empresa irá lenta. Es importante que cada persona realice un trabajo y que sea productiva, para eso necesitamos aceptar aquello que se nos ha ordenado e intentar realizar este trabajo de la mejor manera posible.
Es importante que el empresario junte a todos los componentes de la familia y les explique la importancia del trabajo de cada uno de ellos para que la empresa avance adecuadamente y no solo eso, también es importante que se establezcan los objetivos de cada uno de los componentes, así como el mínimo trabajo a realizar. 

En una empresa familiar o en un pequeño negocio debemos recordar que el éxito reside en que las decisiones adoptadas por el empresario se acepten y se trabaje para la consecución de un objetivo común, es aquí donde el empresario o la persona responsable debe hacer hincapié y recordarlo a todo el mundo.
Si el empresario no encuentra el apoyo necesario por parte de los componentes de la familia en sus decisiones, la empresa no avanzará o irá muy lentamente, pudiendo acabar en un desastre. 


En los años que llevo viviendo en Irlanda he encontrado una gran diferencia entre Irlanda y España, y es en la cultura de trabajo en comunidad en Irlanda y la cultura del individualismo en España. Este tipo de pensamiento no es nada bueno a la hora de gestionar un negocio que, en realidad, es un grupo de personas que trabajan buscando un mismo fin.

Saber transmitir a los demás que nuestro trabajo en la empresa, como individuo, es muy importante para la consecución del objetivo  y hacer que toda la familia (individuos)  sientan lo mismo, es el más fuerte de los componentes del éxito en la Empresa Familiar. 

CONSEJOS

-          Crea una cultura de trabajo en equipo en tu empresa que garantice el desarrollo de las tareas de una forma rápida y eficiente. 

-          Marca un tiempo para el desarrollo de los proyectos o las tareas, de esta forma te asegurarás que el la empresa avanza a un ritmo adecuado.

-          Se el primero en enseñar con el ejemplo, realiza las tareas en tiempo y se el primero en cumplir con los objetivos marcados.  

-          Las acciones nacen del pensamiento, pero recuerda no quedarte solamente en el pensamiento.

-        Intenta no perder demasiado tiempo en las cosas sin importancia, la empresa necesita de ti para avanzar. 
 -       No te conviertas en el tipo de persona que piensa y no actúa o que promete y luego no cumple.  Toma decisiones mientras actúas, y piensa mientras trabajas. 

 “Lentitud es prometer, seguridad es cumplir”. Anónimo

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