¿Que es delegar?

Delegar es ceder una persona u organismo un poder, una función o una responsabilidad a otra persona para que lo ejerza en su lugar.

Delegar consiste en ofrecer a otros aquellas labores o responsabilidades que consideramos que pueden ser realizadas por ellos y que suponen una carga o un exceso a nuestro trabajo diario y a nuestras propias responsabilidades como empresario. 

Cuando se comienza la andadura con nuestra empresa, normalmente se suele adquirir la responsabilidad de todas las tareas que la empresa nos demanda, y por consiguiente se suele trabajar haciéndolo todo. Con el tiempo estas tareas y responsabilidades comienzan a estar en manos de otras personas y el empresario va quedando con aquellas que son más importante desde el punto de vista de la gestión.

Para que la empresa siga creciendo hay que delegar responsabilidades y toma de decisiones, y es en ese momento cuando el empresario debe tener abierta su mente y aceptar este cambio tan necesario para el correcto avance de nuestro proyecto. 

Las principales razones por las que no se delega son:

-          El empresario quiere mantener bajo su estricto control todas las áreas del negocio.

-          No se confía en otras personas para la realización de labores de responsabilidad.

-          No se entiende la necesidad de la delegación como parte importante del crecimiento de la empresa. 

-         No se sabe delegar o no se realiza adecuadamente.

Lo importante a entender en la delegación es que debemos centrarnos en resultados y objetivos a cumplir, respetando ciertas normas impuestas en las formas de realización. Los distintos caminos que podemos andar para conseguir el objetivo deben ser indiferentes, siempre que se respeten las normas y formas establecidas,  la persona puede considerar más importantes unas cosas u otras y realizar las tareas de una forma muy distinta a la que nosotros mismos lo haríamos. 
En este caso lo más importante para el empresario es que se llegue a conseguir lo que la empresa necesita, no que se realice mediante el mismo proceso que el empresario haría. 

Las normas sobre las que debemos basarnos para realizar estas tareas o tomar estas decisiones son la base para que no se cometan errores importantes en el proceso.

No saber delegar se asocia a cosas muy básicas que podemos modificar en nuestra personalidad:

-        Creernos el único que sabe hacer las cosas, no entendiendo la diferencia entre el desarrollo del trabajo y la consecución de los objetivos.

-        Considerar que para que algo vaya bien debes estar siempre encima de todo lo que se hace.

-        Sentir que perdemos el control si no controlamos todo.

 -       Falta de confianza en los empleados.

-         Indiferencia y falta de control sobre la forma en la que se delega. Dejar libertad absoluta y no demandar resultados adecuados. 

-         Estar en contra de la idea de crecimiento de la empresa.

Si lo anterior nos ha ayudado a identificar aquello que no debemos hacer para poder delegar, ahora intentaremos ver los pasos necesarios y lo más importante dentro de este ambito:

-         Identificar el candidato idóneo para la realización de esas tareas o responsabilidades.

-         Asignar un tiempo y una forma de realización acorde con las expectativas y con una visión clara del objetivo.

-        Comunicar con claridad y preguntar si se entiende lo que se busca, antes de dejar que se empiecen las tareas. Si es necesario pedir que el mismo empleado vuelva a repetir lo que hemos explicado.

-        Revisar con regularidad los avances que esa persona va consiguiendo y exigir un resumen de resultados con previsiones de realización y conclusiones.

-        Exigir cuando sea necesario y recompensar los éxitos conseguidos.

Con la implementación adecuada de lo anterior no necesitamos estar atentos en todo momento al trabajo de la otra persona, solo necesitamos un pequeño tiempo semanal de revisión, consulta y corrección de algunos puntos clave.

 “Las grandes fortunas son creadas por las personas que aprenden a delegar.”.  Yo mismo

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¿Objetivos?

Los objetivos son: "El resultado que una entidad o institución aspira a lograr a través del cabal discernimiento de su misión". 

El objetivo a corto plazo en la empresa supone algo así como: Mirar hacia el frente, con la mirada centrada en un punto concreto a nuestro alcance y andar hasta llegar hasta ese punto. Los objetivos nos centran, nos hacen estar enfocados y además nos ahorran mucho tiempo al conseguir concentrar nuestro esfuerzo en la consecución de los mismos. 

La finalidad del objetivo a corto plazo es tener una misión que cumplir que nos ayude a centrarnos en nuestro trabajo y que nos simplifique el camino ha seguir en la consecución de un objetivo mayor o a largo plazo.  

No tener objetivos en la empresa es un claro síntoma relacionado con algunos de los siguientes casos:

1.  La falta de costumbre en la realización de tareas asociadas a un objetivo.
2. Falta de conocimiento sobre como elaborar los objetivos a corto, medio y largo plazo.
3. No ser constante o no estar centrado en el desarrollo de la empresa.

En muchas ocasiones lo que sucede es que una vez que el negocio esta abierto el empresario deja de tomar acciones pasando al estado de espera, es decir, deja que la empresa demande aquello que posteriormente el va a realizar mediante sus acciones, en lugar de guiar a la empresa por los caminos que el mismo establezca. 
 En este caso la persona esta creando un autoempleo,  sin hacer que la empresa avance o mejore, solamente esperando y tomando acciones cuando la empresa lo demanda.

La labor del empresario es aprender el funcionamiento de su negocio al detalle, estar atento a los datos que la empresa ofrece, entender que sucede y por qué y tomar las acciones y decisiones adecuadas para que la empresa avance y crezca. Esto no tiene nada que ver con hacer las labores que la empresa demanda o con esperar.

Para establecer unos objetivos en la empresa podemos:

• Pensar donde queremos estar en un futuro próximo con nuestra empresa. Este pensamiento debe ser racionalmente aceptable, no podemos plantear algo inalcanzable.
• Establecer los pasos a dar para llegar a conseguir este objetivo que deseamos.
• Estudiar las necesidades en la empresa y sus departamentos y los cambios que necesitamos para avanzar en el sentido que hemos planteado.

Cualquier propósito es bueno, ya que la acción dentro de la empresa nos trae siempre cosas nuevas y aprendizaje, pero siempre que este asociado a la consecución de un objetivo concreto y que se pueda conseguir. Estos objetivos hacen que la empresa este centrada y la consecución de los mismos crea energía positiva y confianza en nuestro planteamiento. Esto nos ayuda a creer firmemente en el proceso que estamos llevando a cabo y ayuda a crear la confianza necesaria en la persona que gestiona la empresa.

Algunos consejos:

• Escribir en un papel o pizarra nuestro objetivo a largo plazo,  donde podamos verlo a diario.
•  Identificar los pasos necesarios a dar, a corto y medio plazo,  para alcanzar ese objetivo que nos hemos propuesto.
• Diseñar las tareas y los procesos diarios que nos ayudarán a caminar hacia estos objetivos.
• Dentro de estas tareas integra una filosofía con al menos tres rasgos importantes que servirán de guía ante cualquier duda que surja, como pueden ser (buscar siempre la calidad de la atención al cliente como premisa o buscar siempre los productos de mejor calidad, o adecuarnos a las necesidades del cliente, etc...) Estas tres premisas deben estar alineadas con los objetivos.
• Un tiempo máximo para la finalización de los objetivos es muy importante, por lo que no olvides incluir un tiempo que sea real dentro de las posibilidades de la empresa en términos de personal, etc...
• Revisa periódicamente la realización de las tareas asociadas a los objetivos y comprueba que se cumplen las formas y el tiempo establecido.

Los objetivos nos ayudan a andar por caminos seguros en el avance hacia el éxito, la persona que entiende este punto tan importante en el desarrollo de su proyecto no teme a nada y logra conseguir siempre lo que se propone.  

 “Los objetivos son los ingredientes que dan propósito a nuestra vida.”.  Anónimo

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"Cash Flow" o Flujo de Caja

El "Cash Flow" es una palabra inglesa que identifica el Flujo de caja dentro de la empresa y es una de las claves para poder controlar y gestionar adecuadamente la empresa y responder a las necesidades económicas con anticipación.

Cuando pensamos en el flujo de caja cometemos el error de pensar en el día a día, teniendo la impresión de que el dinero que se ha generado corresponde a ganancia que hemos obtenido. Nada mas lejos de la realidad. El restante de la caja del día, es el dinero que necesitamos para cubrir los gastos de personal, gastos derivados de la gestión, impuestos, licencias, seguros, etc...

Si no tienes claras las necesidades sobre este dinero, podrás gastarlo y creer que no tendrá una repercusión posterior. La realidad es que dependiendo de esas necesidades de capital el gasto puede suponer un periodo de dificultades para la empresa y si se mantiene esta actitud puede suponer el cierre de la empresa.

Siempre he pensado que las personas que gastaban dinero sin tener en cuenta a la empresa eran personas sin cabeza o incapacitados para la gestión, pero con el tiempo he logrado entender que la falta de claridad a la hora de ver esas necesidades, es una de las principales causas de este comportamiento.

Para poder tener una mayor claridad sobre las necesidades económicas de la empresa y mejorar el manejo del flujo de caja podemos hacer una sencilla estrategia que es clave y que siempre funciona.

Podemos utilizar un anuario, de los que suelen regalar muchos proveedores. En este libro anotaremos cada uno de los pagos que se dan en el año sin olvidarnos ninguno, todos aquellos que estén relacionados con la empresa y sus obligaciones. 

-          Agua, luz, gas, teléfono, teléfono móvil, seguridad social, impuestos (IRPF, IVA, etc.), alquiler, pagos de personal, autónomos, Gestoría, hipotecas, prestamos, seguros del local, seguros de vehículos de empresa, gastos de vehículos, contratos con terceros (alarma, internet, publicidad, TV de pago, …), impuestos de ayuntamiento, asociaciones, etc.

Es importante que estén el máximo número de pagos que se realizan durante el año, con la máxima previsión y precisión posible.

Una vez realizado esto debemos revisar este libro e intentar sumar las necesidades de las siguientes semanas incluso meses, teniendo en cuenta los ingresos que se están teniendo, para poder avanzar un posible momento de falta de fondos.

 Este sencillo método puede mejorar notablemente tu camino en estos momentos de crisis y es clave para anticipar y prever momentos difíciles en la empresa. 

Esto supone un cambio de hábitos, un cambio de pensamiento por parte del empresario, pero lo más importante de todo es que nos aportará tranquilidad para afrontar el futuro sabiendo qué nos espera y pudiendo crear estrategias para afrontarlo adecuadamente. 

Debemos saber que:

1. La mayoría de los pagos que tenemos que atender en el futuro son consecuencia directa de los ingresos que estamos generando en el presente. 
2. Que tenemos la capacidad de saber por anticipado las cantidades que tendremos que pagar aproximadamente. 
3. Que es nuestra responsabilidad y prioridad estar al tanto de los pagos y obligaciones de la empresa, como responsables últimos de la misma.

Aqui deberíamos añadir algunas preguntas clave:

• ¿Dónde gastamos el dinero de caja?
• ¿Quién tiene acceso al dinero de caja?
• ¿Está controlado por una persona o por varias?
• ¿Se gasta cuando la empresa lo necesita o cuando el individuo lo necesita?

Cualquier importancia que pueda tener cualquier otro ámbito de la empresa puede ser igual o menor que la importancia que reside en las finanzas de la empresa. Si no controlamos lo que sucede con nuestro dinero no podremos controlar el destino de la empresa.

 

“Sólo se aprende a través del fracaso y lo que se aprende es
 la importancia de la previsión”. Irvine Welsh

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